Warum auf digitale Lohnabrechnung umstellen?
Jeden Monat landet die Lohnabrechnung im Briefkasten – ein aufwendiger Prozess, der Papierberge schafft und unnötige Zeit kostet. Doch es geht einfacher, sicherer und schneller! Mit der digitalen Lohnabrechnung haben Sie Ihre Unterlagen jederzeit griffbereit, ohne lästiges Sortieren oder Abheften. Alle Dokumente werden sicher archiviert und lassen sich bequem herunterladen oder ausdrucken. Zusätzlich profitieren Sie von einer schnelleren Bereitstellung, da der Versandweg entfällt. Und nicht zuletzt tun wir gemeinsam etwas für die Umwelt: weniger Papierverbrauch und weniger Transportwege bedeuten einen wichtigen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Erleben Sie die Vorteile der papierlosen Gehaltsabrechnung – effizient, praktisch und zukunftsorientiert!
Wer ist RICOH?
RICOH ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Dokumentenmanagement und IT-Services spezialisiert hat. Das Unternehmen stellt das Online-Portal zur Verfügung, über das Sie Ihre Lohnabrechnungen sicher abrufen können.
Warum auf digitale Lohnabrechnung umsteigen?
Mit der digitalen Bereitstellung sparen Sie Zeit und Aufwand. Ihre Abrechnungen sind jederzeit online verfügbar, müssen nicht mehr abgeheftet werden und können bei Bedarf als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden.
Mehr Komfort, weniger Papier
Kein Suchen, kein Abheften: Ihre Abrechnungen sind sicher archiviert und jederzeit abrufbar. Zudem schonen wir gemeinsam die Umwelt, indem wir den Papierverbrauch und den Postversand reduzieren.
Sicherheit und Datenschutz
Ihre Daten sind optimal geschützt: Nur Sie haben mit Ihren persönlichen Zugangsdaten Zugriff auf Ihre Abrechnungen. Die Archivierung erfolgt unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards.
Registration in the PIA Portal
Digital Delivery of the Pay Slip
Click on a flag to download a PDF explaining how to register in the PIA portal and access your digital pay slip.
FAQ´s:
Wie kann ich mich für den digitalen Versand registrieren ?
Die Registrierung für den digitalen Lohnabrechnungsversand ist ganz einfach. Neue Mitarbeitende erhalten mit ihrer ersten postalischen Lohnabrechnung ein Einladungsschreiben inklusive einer Anleitung zur Registrierung im Online-Portal. Auch bestehende Mitarbeitende, die sich noch nicht für die digitale Zustellung entschieden haben, bekommen in regelmäßigen Abständen eine Einladung.
Jedes Einladungsschreiben enthält einen persönlichen QR-Code sowie einen Einladungskey. Mit diesen können Sie sich bequem im Portal registrieren und den digitalen Empfang Ihrer Lohnabrechnung aktivieren. Eine detaillierte Anleitung zur Registrierung finden Sie hier: Zur Anleitung
Die Anleitungen stehen Ihnen in mehreren Sprachen zur Verfügung:
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Türkisch, Russisch und Polnisch.
Wie und wo melde ich mich am Portal an ?
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie sich jederzeit über die folgende Webseite im PIA-Portal anmelden:
www.ricoh-idx.net/pia/auth/login
Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise der Adresse. Wir haben den Link hier nochmals für Sie hinterlegt. Melden Sie sich einfach mit Ihrem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und dem Passwort an, das Sie während der Registrierung selbst festgelegt haben. Danach haben Sie direkten Zugriff auf Ihre digitalen Lohnabrechnungen und weiteren Dokumente.
Wie lange ist mein QR-Code oder Einladungslink gültig ?
Ihr persönlicher QR-Code und der dazugehörige Einladungslink sind bis zu 30 Tage gültig. Danach verliert der Code aus Sicherheitsgründen seine Gültigkeit.
Diese zeitliche Begrenzung dient mehreren wichtigen Zwecken:
Schutz Ihrer Daten – Durch die begrenzte Nutzungsdauer wird verhindert, dass ungenutzte oder verloren gegangene Einladungen langfristig missbraucht werden können.
Aktualität der Einladung – Die Registrierungscodes sind auf eine bestimmte Einladungsperiode abgestimmt, um den Registrierungsprozess effizient zu gestalten.
Sicherheit und Datenschutz – Eine zeitlich begrenzte Gültigkeit stellt sicher, dass nur autorisierte Personen innerhalb eines festgelegten Zeitraums Zugang erhalten.
Falls Ihr QR-Code oder Einladungslink bereits abgelaufen ist, können Sie sich hier jederzeit eine neue Einladung anfordern. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung und Zusendung des neuen Links bis zu zwei Tage dauern kann. Wir danken Ihnen für Ihre Geduld!
Mein QR-Code oder Einladungslink ist abgelaufen – was nun ?
Sollte Ihr QR-Code oder Einladungslink abgelaufen sein, können Sie ganz einfach einen neuen anfordern. Nutzen Sie dazu folgende Möglichkeit: Zum Kontaktformular
Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung und Zusendung des neuen Links bis zu zwei Tage dauern kann.
Wir danken Ihnen für Ihre Geduld !
Ich habe mein Passwort vergessen – was kann ich tun ?
Kein Problem! Auf der Anmeldeseite zum Online-Portal www.ricoh-idx.net/pia/auth/login finden Sie die „Passwort vergessen?“-Funktion.
So setzen Sie Ihr Passwort zurück:
- Klicken Sie auf „Passwort vergessen?“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich im Portal registriert haben. Achtung: Eine andere E-Mail-Adresse wird nicht funktionieren, jedoch erhalten Sie in diesem Fall auch keine Fehlermeldung, da das System die Eingabe nicht live überprüft.
- Klicken Sie auf „Link anfordern“.
- Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort festlegen können.
- Nach erfolgreicher Änderung kehren Sie zur Anmeldeseite zurück und melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort an.
Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner.
Warum sollte ich mich nur mit meiner privaten E-Mail-Adresse anmelden?
Die Registrierung erfolgt mit einer privaten E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass Ihr Account auch im Falle eines Arbeitgeberwechsels weiterhin zugänglich bleibt. Sollte der neue Arbeitgeber ebenfalls das gleiche Online-Portal für den digitalen Versand der Lohnabrechnungen nutzen, können Sie Ihren Account problemlos mit dem neuen Arbeitgeber verknüpfen. Da der Account an den Mitarbeiter und nicht an das Unternehmen gebunden ist, bleibt der Zugriff auch nach dem Verlust des betrieblichen E-Mail-Kontos erhalten. Daher empfehlen wir dringend, sich mit einer privaten E-Mail-Adresse zu registrieren.
Welche Funktionen habe ich im Portal für meine Dokumente zur Verfügung ?
Im Portal stehen Ihnen drei wesentliche Grundfunktionen zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre Dokumente zu verwalten und schnell auf sie zuzugreifen. Hier eine ausführlichere Beschreibung:
Das Augen-Symbol (Ansehen):
Mit diesem Symbol können Sie Ihre Dokumente direkt im Portal ansehen. Ein Klick auf das Augen-Symbol öffnet das ausgewählte Dokument in einer Vorschau, sodass Sie den Inhalt in Ruhe durchsehen können. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach einen Überblick über die Lohnabrechnung oder andere Dokumente zu erhalten, ohne dass Sie diese herunterladen müssen.
Das Download-Symbol (Herunterladen):
Wenn Sie Ihre Dokumente dauerhaft speichern oder auf Ihrem Gerät für eine spätere Nutzung zugreifen möchten, klicken Sie auf das Download-Symbol. Dies lädt die Lohnabrechnung sowie alle damit verbundenen Anhänge, wie etwa die Lohnsteuerbescheinigung oder Sozialversicherungsnachweise, auf Ihr Gerät herunter. Je nach Art der Dokumente werden diese als einzelne PDF-Dateien oder als ZIP-Datei im Download-Ordner Ihres Geräts gespeichert. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Dokumente archivieren oder offline darauf zugreifen möchten.
Der Papierkorb (Löschen):
Mit dem Papierkorb-Symbol haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu löschen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass diese Funktion nicht ohne Risiko ist. Wenn Sie ein Dokument löschen, verlieren Sie dauerhaft den Zugriff darauf. Eine erneute digitale Zustellung des gelöschten Dokuments ist nur mit erheblichem Aufwand möglich. Aus diesem Grund empfehlen wir, diese Funktion nur mit Bedacht zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument wirklich nicht mehr benötigen, bevor Sie es löschen. Die Löschung sollte nur dann erfolgen, wenn Sie das Dokument vollständig aus Ihrer Übersicht entfernen möchten.
Zusammenfassend ermöglichen Ihnen diese drei Funktionen (Ansehen, Herunterladen und Löschen) eine effektive Verwaltung Ihrer Dokumente im Portal. Nutzen Sie sie je nach Bedarf, aber denken Sie daran, dass das Löschen irreversibel ist, und seien Sie sicher, dass Sie das Dokument nicht mehr benötigen.
Wie kann ich meine Dokumente herunterladen ?
Im Portal stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Ihre Dokumente bequem zu verwalten. Eine dieser Funktionen ermöglicht es Ihnen, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie andere wichtige Dokumente als PDF-Dateien herunterzuladen. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Ihre Abrechnungen speichern oder für Ihre Unterlagen aufbewahren möchten.
Um ein Dokument herunterzuladen, müssen Sie einfach den entsprechenden Button neben dem Dokument anklicken. Die Datei wird dann im PDF-Format auf Ihrem Gerät gespeichert. Sie können das PDF jederzeit öffnen, speichern oder weiterverwenden.
Wo finde ich meine Anhänge zu meinen Dokumenten ?
Zu Ihren Lohnabrechnungen können auch Anhänge hinterlegt werden, wie beispielsweise die Lohnsteuerbescheinigung oder Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Diese Anhänge sind möglicherweise nicht sofort sichtbar, aber Sie können sicherstellen, dass Sie alle verfügbaren Dokumente erhalten, indem Sie die Option „Download“ nutzen.
Wenn Sie Ihre Dokumente über den Download-Button herunterladen, werden alle bereitgestellten Dokumente, einschließlich etwaiger Anhänge, in einem Rutsch heruntergeladen. Falls Sie also unsicher sind, ob Anhänge fehlen, empfehlen wir, Ihre Dokumente herunterzuladen. Auf diese Weise erhalten Sie alle für den entsprechenden Monat verfügbaren Dokumente in einem ZIP-Archiv oder als einzelne PDFs, je nach Einstellung des Systems.
Wann finde ich meine aktuellste Abrechnung im Portal?
Die Bereitstellung Ihrer digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt zu unterschiedlichen Zeitpunkten, je nachdem, ob Sie dem Angestelltenbereich oder dem gewerblichen Bereich angehören:
Angestellte: Ihre Lohnabrechnung wird in der Regel zwischen dem 28. und 30. des Monats im Portal veröffentlicht.
Gewerbliche Mitarbeitende: Ihre Lohnabrechnung steht üblicherweise rund um den 12. eines Monats zur Verfügung.
Unsere Lohnabteilung beginnt direkt nach dem Monatsende mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dieser Prozess kann aufgrund der Vielzahl an Mitarbeitenden und der sorgfältigen Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und notwendigen Schritte einige Zeit in Anspruch nehmen.
Während die Abrechnungen für gewerbliche Mitarbeitende aufgrund der Abrechnungszyklen um den 12. eines Monats bereitgestellt werden, erfolgt die Gehaltsabrechnung für Angestellte jeweils zum Monatsende.
Sollte es in Ausnahmefällen zu Verzögerungen kommen, bitten wir um Ihr Verständnis. Unser Ziel ist es, die Abrechnungen stets pünktlich und zuverlässig bereitzustellen, sodass Sie jederzeit transparenten Zugriff auf Ihre Gehaltsinformationen haben.
Gibt es eine App oder ist eine App in Planung ?
Aktuell gibt es keine App, aber wir arbeiten bereits an der Entwicklung einer solchen. Leider können wir noch nicht genau sagen, wann diese verfügbar sein wird. Die Entwicklung der App ist jedoch auf jeden Fall geplant.
Als Alternative können Sie sich die Anmeldeseite unter www.ricoh-idx.net/pia/auth/login auf Ihrem Smartphone als Lesezeichen speichern oder sie als Symbol auf dem Homescreen ablegen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies sowohl auf einem PC/Laptop als auch auf Ihrem Smartphone durchführen können:
Lesezeichen auf dem PC oder Laptop speichern:
- Öffnen Sie die Website, die Sie speichern möchten (ricoh-idx.net/pia/auth/login).
- Klicken Sie oben im Browser auf das Stern-Symbol (für Google Chrome) oder auf das Lesezeichen-Symbol (in anderen Browsern).
- Wählen Sie „Lesezeichen hinzufügen“ aus.
- Geben Sie einen Namen für das Lesezeichen ein, falls gewünscht.
- Klicken Sie auf „Fertig“ oder „Speichern“.
Das Lesezeichen erscheint nun in Ihrer Lesezeichenleiste, und Sie können schnell darauf zugreifen.
Lesezeichen auf Android speichern:
- Öffnen Sie die gewünschte Website in Ihrem Browser (z. B. Google Chrome).
- Tippen Sie auf das Menü-Symbol (drei vertikale Punkte) in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie „Lesezeichen“ und dann „Lesezeichen hinzufügen“.
- Geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie mit „Speichern“.
Das Lesezeichen wird in Ihrer Lesezeichenliste gespeichert und ist jederzeit zugänglich.
Lesezeichen auf iPhone speichern:
- Öffnen Sie die Website in Safari.
- Tippen Sie auf das Teilen-Symbol (das Quadrat mit dem Pfeil nach oben).
- Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Lesezeichen hinzufügen“.
- Geben Sie einen Namen ein und tippen Sie auf „Sichern“.
Das Lesezeichen ist jetzt in Safari gespeichert und lässt sich jederzeit aufrufen.
Website als Homescreen-Button auf Android hinzufügen:
- Öffnen Sie die Website in Google Chrome.
- Tippen Sie auf das Menü-Symbol (drei vertikale Punkte in der oberen rechten Ecke).
- Wählen Sie „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“.
- Geben Sie einen Namen für den Button ein und tippen Sie auf „Hinzufügen“.
Der Button erscheint jetzt auf Ihrem Homescreen und Sie können die Website mit einem Klick öffnen
Website als Homescreen-Button auf iPhone hinzufügen:
- Öffnen Sie die Website in Safari.
- Tippen Sie auf das Teilen-Symbol (das Quadrat mit dem Pfeil nach oben).
- Wählen Sie „Zum Home-Bildschirm“.
- Geben Sie einen Namen für den Button ein und tippen Sie auf „Hinzufügen“.
Der Button wird nun auf Ihrem Homescreen angezeigt und Sie können die Website jederzeit mit einem Klick öffnen.
Diese einfachen Schritte ermöglichen es Ihnen, schnell auf die Website zuzugreifen, auch ohne eine App.
Kann mein Konto gesperrt werden?
Ja, es ist möglich, dass Ihr Konto gesperrt wird. Dies kann passieren, wenn Sie wiederholt falsche Anmeldedaten eingeben. Um die Sicherheit Ihres Kontos zu gewährleisten, wird der Zugang zu Ihren Dokumenten in einem solchen Fall vorübergehend gesperrt. Leider erhalten Sie keine explizite Fehlermeldung oder Warnung, wenn dies geschieht. Ein Hinweis darauf könnte sein, dass auch die „Passwort vergessen?“-Funktion nicht funktioniert und Sie keinen Link zum Zurücksetzen Ihres Passwortes erhalten.
Diese Sperrung dient dazu, den Zugang für Unbefugte zu erschweren und Ihr Konto zu schützen. Falls Sie feststellen, dass Ihr Konto gesperrt wurde, wenden Sie sich bitte DIREKT an den Ricoh Support unter der E-Mail-Adresse support.ridx@service.ricoh.de.
Damit Ihr Anliegen schnell bearbeitet werden kann, geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre Personalnummer an und schildern Sie das Problem möglichst genau. Sollte Ihr Konto tatsächlich gesperrt sein, kann der Ricoh Support die Sperrung aufheben und Ihnen wieder Zugang zu Ihren Dokumenten gewähren.
Kann ich über neue Dokumente im Postfach informiert werden und diese direkt in der Mail öffnen?
Ja, diese Möglichkeit besteht.
In den Einstellungen Ihres Accounts finden Sie die Option „Weiterleitung der Dokumente via E-Mail“. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie den entsprechenden Haken setzen bzw. den Schalter aktivieren. Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, können Sie eine Empfangs-E-Mail-Adresse hinterlegen.
Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Sie jedes Mal, wenn ein neues Dokument in Ihrem Postfach verfügbar ist, automatisch per E-Mail benachrichtigt. ACHTUNG: Die neuen Dokumente werden auch direkt als PDF-Datei im Anhang der E-Mail mitgeschickt.
Es ist sehr wichtig, dass Sie bei der Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse sorgfältig sind. Stellen Sie sicher, dass die Adresse korrekt ist und dass nur autorisierte Personen Zugang zu dieser E-Mail-Adresse haben, da die Dokumente vertrauliche Informationen enthalten.
Wie kann ich mich vom digitalen Versand abmelden ?
Wenn Sie sich vom digitalen Versand abmelden möchten, haben Sie die Möglichkeit, dies direkt in den Einstellungen Ihres Kontos zu tun. Dort finden Sie den Punkt „Account löschen“. Wenn Sie diese Funktion auswählen, wird Ihr Konto vollständig gelöscht und Sie werden automatisch vom Erhalt der digitalen Lohnabrechnungen abgemeldet.
Nach der Löschung des Kontos erhalten Sie Ihre Lohnabrechnungen wieder auf dem gewohnten postalischen Weg. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich – der Wechsel zum postalischen Versand erfolgt automatisch. Sollten Sie sich später wieder für den digitalen Versand entscheiden, können Sie sich jederzeit erneut registrieren.
Wo finde ich die Einstellungen und das erweiterte Menü?
Die Einstellungen und das erweiterte Menü erreichen Sie über das Symbol mit den drei horizontalen Strichen (oft auch als „Hamburger-Menü“ bezeichnet). Dieses Symbol befindet sich in der Regel in der oberen Ecke des Portals oder auf der Seite, je nach Design des Systems.
Durch einen Klick auf dieses Symbol öffnen sich verschiedene Optionen, darunter auch der Punkt „Einstellungen“. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Anpassungen vorzunehmen. Hier können Sie unter anderem:
- Ihre Kontaktdaten aktualisieren,
- Ihr Passwort ändern,
- die Option aktivieren, um Dokumente an eine E-Mail-Adresse weiterzuleiten,
- oder sogar Ihren Account zu löschen, falls gewünscht.
Um alle verfügbaren Einstellungen zu sehen, kann es unter Umständen nötig sein, weiter nach unten auf der Seite zu scrollen. So stellen Sie sicher, dass Sie keine weiteren Funktionen oder Optionen verpassen.
Welche Dokumente können im Portal bereitgestellt werden?
Im Online-Portal finden Sie nicht nur Ihre monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch weitere wichtige Dokumente rund um Ihre Entgeltabrechnung. Dazu gehören:
Entgeltbescheinigung – Ihre reguläre Lohn- oder Gehaltsabrechnung
Lohnsteuerbescheinigung – Jährlicher Nachweis für Ihre Steuererklärung
Meldungen zur Sozialversicherung – Wichtige Informationen für Ihre Sozialversicherungsansprüche
Diese Dokumente stehen Ihnen jederzeit digital zur Verfügung und können bei Bedarf heruntergeladen oder ausgedruckt werden. So haben Sie alle wichtigen Unterlagen übersichtlich an einem Ort!
Muss das Passwort regelmäßig geändert werden?
Nein, Ihr Passwort muss nicht zwingend regelmäßig geändert werden.
Allerdings empfehlen wir aus Sicherheitsgründen, Ihr Passwort in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren. Ein sicheres, einzigartiges Passwort schützt Ihre persönlichen Daten und verringert das Risiko von unbefugtem Zugriff.
Wenn Sie Ihr Passwort ändern möchten, können Sie dies jederzeit in den Einstellungen zu Ihrem Konto ändern.
Noch Fragen oder Probleme? RICOH hilft gerne weiter !
Sollten Sie weitere Fragen haben oder ein Problem auftreten, das in dieser FAQ nicht beantwortet wird, können Sie sich jederzeit an den RICOH-Support wenden. Sie erreichen das Support-Team unter:
Damit Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeitet und richtig zugeordnet werden kann, bitten wir Sie, folgende Informationen in Ihrer E-Mail anzugeben:
Ihren vollständigen Namen
Ihre Personalnummer
Eine genaue Beschreibung Ihres Problems – Je detaillierter Ihre Angaben sind, desto schneller kann eine Lösung gefunden werden.
Falls es sich um ein technisches Problem handelt, kann es hilfreich sein, Screenshots anzufügen. Diese geben dem RICOH Support-Team eine bessere Einsicht in das Problem und ermöglichen eine schnellere Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Das RICOH Support-Team hilft Ihnen gerne weiter und sorgt dafür, dass Sie schnellstmöglich Zugang zu Ihren digitalen Lohnabrechnungen erhalten!